Proses Perencanaan Kegiatan Karang Taruna

Rapar perencanaan  kegiatan

Merencanakan Sebuah Kegiatan

Karang taruna tidak akan lepas dari kegiatan-kegiatan yang di lakukannya, baik kegiatan dalam skala kecil ataupun kegiatan yang berskala besar. Atau kegiatan yang bersifat rutun dan kegiatan yang bersifat regular serta ada pula kegiatan yang bersifat insidentil. 

Contoh kegiatan rutian diantaranya latihan olah raga bagi laki-laki ataupun  membuat kerajinan bagi perempuan. Kegiatan ini tidak memerlukan persiapan khusus yang rumit sebab jadwalnya sudah jelas berdasarkan hasil musyawarah awal. 

Berbeda dengan kegiatan yang bersifat incidental dan tidak rutin sifatnya. Misalnya, pertandingan bola voli karang taruna se jawa barat. Untuk menyelenggarakannya di perlukan persiapan yang matang. Walaupun tidak ada urutan yang baku, setidaknya urutan berikut ini dapat di jadikan pedoman jika ingin menyelenggarakan sebuah kegiatan, terutama dalam skala besar. 


Tujuan dari langkah-langkah ini adalah agar kegiatan kita bisa terarah dan terukur. Selain itu, kita dapat mengetahui jenis pekerjaan apa yang sudah atau yang belum di lakukan. Jika sebuah pekerjaan yang tidak bisa di rencanakan dengan matang dan tidak terperogram dengan baik, hasilnya pun tidak akan maksimal. Ada pepatah yang perlu di lakukan…

“ Pekerjaan yang di rencanakan tetapi tidak di laksanakan jauh lebih baik dari pada pekerjaan yang di laksanakan tanpa perencanaan “

Ada seorang tokoh yang mengatakan bahwa perencanakan merupakan 90% dari seluruh pekerjaan.

Berikut ini langkah-langkah untuk mempersiapkan sebuah kegiatan, yaitu:

• Pembentukan susunan kepanitian,

• Pembagian job description,

• Pembuatan proposal jika di perlukan,

• Rapat persiapan kerja,

• Rapat evaluasi,

• Pelaksanaan Kegiatan,

• Rapat Evaluasi,

• Laporan Pertanggung Jawaban.

Pembentukan Panitia

Banyaknya susunan panitia tergantung kepada kebutuhan  dan besar kecilnya kegiatan. Namun secara garis besarnyasusunan kepanitiaan terdiri dari  Panitia Pengarah ( steering Committee) dan Penitia Pelaksana (Organizing Committee). Tugas dan wewenang dari setiap panitia terdapat dalam Job Description. 

Biasanya sebuah kepanitiaan di isi oleh berbagai seksi. Jumlah seksi di sesuaikan dengan kebutuhan. Setiap seksi di pimpin oleh seorang coordinator. Seksi-seksi itu antara lain:

• Seksi Acara

Seksi acara adalah seksi yang sangat berperan dalam mengatur kelancaran sebuah kegiatan. Orang yang berada di seksi acara haruslah orang yang lues, dapat berbicara di depan umum dan cekatan. Ia harus mampu mengatur waktu sesuai dengan jadwal acara yang telah di tentukan.

• Seksi Kesertariatan

Seksi kesertariatan adalah bagian yang berperan untuk menyiapkan saran dan prasarana kegiatan. Oleh karena itu, yang mengisi seksi ini harus orang yang paham dan mengetahui sarana dan prasarana yang di butuhkan secara detil.

• Seksi Humas

Seksi humas adalah orang yang di jadikan perantara oleh panitia untuk berkoordinasi dengan pihak luar. Seksi ini harus di isi oleh orang yang memiliki kemampuan  dalam berkomunikasi dan bergaul dengan semua golongan.

• Seksi Dana Usaha

Seksi dana usaha berperan dalam sebuah kegiatan terutama dalam hal keuangan. Lancar tidaknya acara sangat bergantung pada seksi dana usaha. Oleh karena itu orang yang duduk di seksi ini adalah orang-orang  yang memiliki jaringan luas dan mampu menjangkau semua lapisan  masyarakat. Ia harus pandai bernegosiasi dan pandai melobi terutama para sponsor kegiatan sebab lolos tidaknya proposal bantuan terletak di pundaknya. 

• Seksi Publikasi dan Dokumentasi

Seksi ini bertanggung jawab atas sarana atau peralatan pendukung termasuk menyiapkan tempat, background dan soundsystem. Seksi pubdok juga bertanggung jawabselama berlangsungnya kegiatan, termasuk menyiapkan informasi kepada pihak luar.

• Seksi Konsumsi

Orang yang duduk di seksi konsumsi adalah orang yang memiliki kemampuan di bidang catering, masak memasak dan jamuan lainnya.

• Seksi Keamanan

Seksi keamanan merupakan bagian yang bertanggung jawab menjaga keamanan selama berlangsungnya proses kegiatan. Seksi keamanan dapat bekerja sama dengan hansip atau meminta bantuan satpam  atau mungkin dari panitia sendiri.

Bersambung…………..